ТОП популярных вопросов Линии консультаций (05.02.2024)

Безымянный-1_Монтажная область 1.png
 Безымянный-2.png


От нашего пользователя поступил вопрос:
Сотрудник сдал авансовый отчет, но к отчету приложил только копию чека, оригинал чека утерян. Можно ли принять такие расходы по бухгалтерскому и налоговому учету? 

    Шакирова Гульназ Радиковна.jpg

Ответ Эксперта Линии консультаций по экономическим вопросам
Шакировой Гульназ 
Добрый день!

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:

Да, без кассового чека авансовый отчет принять можно, подтвердив другими документами.  

Отсутствие кассового чека во многих случаях не является препятствием для принятия к учету авансового отчета.

Если нет кассового чека, то можно использовать другие документы, которые по законодательству РФ могут подтверждать оплату, например квитанцией электронного терминала, электронным билетом или выпиской со счета сотрудника с указанием назначения и получателя платежа. 

Данная позиция является личным мнением эксперта и носит разъяснительный и рекомендательный характер.   

Обоснование

Авансовый отчет - это первичный документ для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). К нему подотчетное лицо прилагает документы, подтверждающие расходование выданных денег.

Авансовый отчет нужно принять к бухгалтерскому учету, а указанную в нем сумму - учесть в расчетах с подотчетным лицом (возместить ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, оплата произведена. Кассовый чек - не единственное доказательство добросовестности сотрудника. Для целей бухгалтерского учета оплату можно подтвердить и другими документами, например: товарным чеком, документом строгой отчетности, распиской физического лица - получателя средств, накладной со штампом "Оплачено" и т.п. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные суммы и признает в учете произведенные расходы или приобретенные активы.

В целях налогообложения прибыли признаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были понесены расходы, или документами, косвенно подтверждающими расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные по ее поручению, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности чеков ККТ (Письма Минфина России от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500, ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).

Потребление услуги воздушной перевозки можно обосновать любыми документами, прямо или косвенно подтверждающими факт использования авиабилета. Налоговый кодекс РФ не устанавливает конкретного перечня подтверждающих документов (Письма Минфина России от 24.10.2023 N 03-03-06/1/100966, ФНС России от 13.10.2022 N СД-4-3/13732@).

Кассовый чек экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности не обосновывает. Такой чек может подтверждать экономическую обоснованность понесенных расходов. Но для этого он должен иметь дополнительные реквизиты, идентифицирующие хозяйственную деятельность организации (Письмо Минфина России от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344).

Если к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы или они оформлены с нарушениями, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету в целях налогообложения прибыли не признаются, поскольку они не имеют надлежащего документального подтверждения (Письма Минфина России от 05.03.2021 N 03-03-07/15819, от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500, от 14.09.2009 N 03-03-05/169).

Поэтому в налоговом учете важно, чтобы были документы, подтверждающие не только факт приобретения товаров (работ, услуг и т.п.), но и факт оплаты, которые удовлетворяют требованиям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Если нет кассового чека, то можно использовать другие документы, которые по законодательству РФ могут подтверждать оплату, в частности:

- товарный чек (Письмо Минфина России от 16.08.2017 N 03-01-15/52653);

- слип (квитанцию электронного терминала) (Письма Минфина России от 24.03.2021 N 03-03-07/21069, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);

- документ строгой отчетности, в том числе маршрут/квитанцию электронного билета, посадочный талон со штампом о прохождении досмотра (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, Письма Минфина России от 20.01.2022 N 03-03-07/3198, от 15.01.2021 N 03-03-06/1/1448, от 28.01.2020 N 03-03-06/1/4908, от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214);

- выписку с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

Для применения вычета по НДС необходим счет-фактура (п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 169 НК РФ).

Помимо счета-фактуры может потребоваться документ, подтверждающий уплату налога. Так, для подтверждения вычета по расходам на командировку кроме счета-фактуры нужен, например, кассовый чек с выделенной суммой НДС (п. 7 ст. 171 НК РФ, Письма Минфина России от 26.02.2020 N 03-07-09/13555, от 08.07.2019 N 03-07-11/49983).

НДС по расходам, связанным с командировками работников (на наем жилья, на проезд к месту командировки и обратно, включая предоставление постельных принадлежностей в поездах), можно принять к вычету и без счета-фактуры - на основании заполненных в установленном порядке бланков строгой отчетности (их копий) с выделенной суммой налога, приложенных к авансовому отчету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 30.10.2020 N 03-07-09/94559, от 26.02.2020 N 03-07-09/13555, от 08.07.2019 N 03-07-11/49983). Для получения вычета со стоимости перелета можно использовать авиабилет, маршрут/квитанцию электронного билета, если представлен кассовый чек либо в проездной документ включены реквизиты чека. Они могут быть включены как QR-код или путем указания непосредственно реквизитов (даты и времени осуществления расчета, порядкового номера фискального документа, признака расчета, суммы расчета, заводского номера фискального накопителя и фискального признака документа). Работник должен сам считать QR-код, скачать и распечатать кассовый чек и предъявить его работодателю (Письмо Минфина России от 30.10.2020 N 03-07-09/94559). 

Подборка:

1.     Готовое решение: Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}

2.     Типовая ситуация: Выдача под отчет: документы, сроки, проводки (Издательство "Главная книга", 2024) {КонсультантПлюс}

3.     Вопрос: Работник по возвращении из командировки приложил к авансовому отчету в качестве подтверждающего документа договор с организацией о проживании и выписку из банка. Кассового чека нет. Можно ли принять эти документы? (Консультация эксперта, 2022) {КонсультантПлюс}

4.     Обзор: "Какие будут налоговые последствия, если нет первичных документов" (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Скачать подборку документов


Другие статьи

«Путеводитель по кадровым вопросам» и «Путеводитель по трудовым спорам»
Если Вам необходимы пошаговые инструкции по всем этапам взаимоотношений работника и работодателя, практические примеры, образцы заполненных форм документов с готовыми формулировками, что позволит эффективно, быстро и правильно оформить любой кадровый документ - воспользуйтесь «Путеводителем по кадровым вопросам» раздела «Финансовые и кадровые консультации».
10.04.2024 Читать далее
Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2024, № 08
Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2024, № 08
Дата подписания номера-05.04.2024
03.04.2024 Читать далее